close

√ Pengertian Dokumentasi, Fungsi, Kegiatan, Manfaat Pengkodean

Daftar Isi [Tutup]

    Pengertian Dokumentasi, Fungsi, Kegiatan, Manfaat & Pengkodean – Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan perihal dokumentasi. Yang meliputi pengertian dokumentasi berdasarkan para ahli, fungsi dokumentasi, kegiatan dokumentasi, manfaat dan pengkodean dokumen yang dijelaskan dengan lengkap dan ringan. Untuk lebih rincinya silakan simak ulasan dibawah ini dengan secama.



    Pengertian Dokumentasi, Fungsi, Kegiatan, Manfaat & Pengkodean


    Mari kita bahas lengkap pengertian dokumentasi terlebih dahulu dengan secama.


    Pengertian Dokumentasi


    Dokumentasi yaitu sekumpulan dokumen-dokumen yang sanggup memperlihatkan keterangan atau bukti yang berafiliasi dengan suatu proses pengumpulan dan pengolahan dokumen dengan sistematis dan juga menyebar luaskan untuk pengguna informasi tersebut.


    Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli


    Berikut ini yaitu definisi dari para jago perihal dokumentasi.




    1. KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)


      Pengertian dokumentasi berdasarkan KBBI yaitu pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pertolongan atau pengumpulan bukti dari keterangan menyerupai gambar, kutipan, guntingan koran, dan materi tumpuan lain.



    2. Wikipedia


      Pengertian dokumentasi berdasarkan Wikipedia yaitu sebuah cara yang dilaksanakan untuk menyedikana dokumen-dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat dari pencatatan sumber-sumber informasi khusus dari karangan/tulisa, wasiat, buku, undang-undang dan sebagainya.


      Dengan artian umum dokumentasi yaitu suatu pencarian, penyelidikan, pengumpulan, pengawetan, penguasaan, pemakaian dan penyediaan dokumen.



    3. Ensiklopeia Britania


      Pengertian dokumentasi berdasarkan Ensiklopedia Britania yaitu pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan menggunakan alat-alat menyerupai indeks, inti sari, dan esai, selain sanggup juga menggunakan cara tradisional supaya informasi tersebut sanggup tercapai.



    4. FID (Federation International de Decomentation)


      Pengertian dokumentasi berdasarkan FID yaitu proses mengumpulkan dan mengembangkan dokumen-dokumen dari semua jenisnya perihal semua lapangan pekerjaan manusia.



    5. Paul Otlet (International Economic Conference 1905)


      Pengertian dokumentasi berdasarkan Paul Otlet yaitu suatu kegiatan perjuangan yang berupa mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menemukan kembali dan mengembangkan suatu dokumen



    Fungsi Dokumentasi


    Dari segi fungsi dokumentasi yaitu sebagai berikut:



    • Dinamis yaitu dokumen yang sanggup dipakai dengan cara pribadi didalam prose menuntaskan pekerjaan kantor

      • Dinamis aktif

      • Dinamis semi aktif

      • Dinamis in aktif



    • Statis yaitu dokumen yang tidak dipakai dengan pribadi didalam menuntaskan pekerjaan kantor:

      • Dokumen koprol

      • Dokumen Literal

      • Dokumen Privat




    Kegiatan atau Tugas Dokumentasi


    Kegiatan dari dokumentasi yaitu sebgai berikut:



    • Melakukan pencarian dan pengumpulan bahan-bahan

    • Melakukan pencatatan dokumen

    • Melakukan pengolahan dokumen

    • Melakukan produksi dokumen

    • Melakukan penyajian dan menyebarluaskan dokumen

    • Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen


    Manfaat Dokumentasi


    Manfaat dari dokumentasi yaitu sebagai berikut:




    • Aspek Administrasi


      Dilihat dari aspek manajemen dokumentasi mempunyai manfaat untuk mencatat, dikarenakan berkas yang didokumentasikan mempunyai nilai identitas, tanggal masuk, dan keluar serta data akses.



    • Aspek Hukum


      Dari aspek aturan dokumentasi mempunyai manfaat sebagai alat bukti yang sah, isi dari berkas yang berafiliasi dengan jaminan kepastian aturan atas dasar keadilan yang berlangsung.



    • Aspek Pendidikan


      Suatu informasi atau berkas kalau didokumentasikan bermanfaaat untuk mendukung kegiatan pembelajaran, isi dari informasi berkaitan dengan data perihal kronologis perkembangan pelayanan  kebidanan yang sudah di berikan kepada pasien.



    • Aspek Penelitian


      Ditinjau dari aspek penelitian dokumentasi mempunyai manfaat sebagai penyedia informasi untuk kebutuhan penelitian. Data atau informasi yang terlampir didalam sebuah berkas sanggup dipakai untuk kepentingan penelitian dalam mengembangkan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.



    • Aspek Ekonomi


      Suatu informasi atau data mempunyai manfaat untuk mendokumentasikan besarnya dana yang harus dikeluarkan, sehingga mengurani terjadinya pemborosan, isi dari sebuah berkas sanggup dijadikan materi untuk memilih pembayaran pelayanan di sebuah institusi, maka pembayaran atas tindakan tersebut tidak sanggup dipertanggung jawabkan.



    • Aspek Manajemen


      Informasi yang lengkap dan di simpan dengan benar memperlihatkan adanya manajemen yang benar. Suatu berkas dokumentasi yaitu semua arus data dan informasi dalam sistem informasi. Berkas ini di manfaatkan dalam melaporkan dan menyusun acara pelaksanaan keputusan pimpinan.



    Pengkodean Dokumen


    Dalam dokumentasi terdapat pengkodean dokumen yang dilaksanakan dengan cara mencatat pada buku induk dokumen. Berikut ini pengkodean dalam dokumen:



    1. Nomor yang urut

    2. Tanggal dokumen atau data didapatkan

    3. Penyusunan dokumen

    4. Nama atau judul dokumen

    5. Kota daerah diterbikan

    6. Nama Penerbit

    7. Tahun penerbitan

    8. Jumlah halaman dokumen

    9. Cara ketika mendapat pada ketika sekarang, dokumen sudah banyak yang direkan atau dijadikan microfilm, bahkan ada juga yang disimpan dalam memori komputer.


    Dengan isyarat sandi yang diolah akan sanggup ditemukan dengan cepat dokumen yang dicari. Dokumen sanggup berbentuk lembaran film, pita, atau rekaman. Untuk bentuk dari lembaran khususnya warkat atau surat-surat dipakai sistem karsipan atau filling. Berbeda dengan dokumen yang dijilid, penyimpanan, penataan dan pengamanannaya dipakai sistem perpustakaan.


    Pembagian pembagian terstruktur mengenai diawalai dengan pembagian utama yang dibagi menjadi divisi, divisi dan dibagi lagi menjadi seci dan seci dibagi menjadi subseci.


    Pembagian pembagian terstruktur mengenai sanggup dibagi menjadi bab yang lebih kecil lagi.



    1. Pola pembagian terstruktur mengenai judul atau caption dan pembagian judul atas

    2. Teknik dalam pengindeksan

    3. Teknik memilih kode

    4. Prosedur dan teknik menyimpan

    5. Menetapkan pencatatan yang dibutuhkan


    Klasifikasi Judul Arsip


    Setiap arsip yang disusun berdasarkan sistem huruf diklasifikasikan menjadi empat kelompok, antara lain:



    1. Arsip perseorangan: Arsip ini ditandai dengan judul (caption) nama perorangan

    2. Arsip Instansi Pemerintah: Arsip ini diberi judul (caption) dengan nama instansi pemerintah

    3. Arsip Niaga: Arsip ini diberi judul (caption) nama perusahaan

    4. Arsip yang dikelola oleh badang-badan sosial.


     Pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan perihal dokumentasi √ Pengertian Dokumentasi, Fungsi, Kegiatan, Manfaat  Pengkodean


    Teknik Mengindeks “Menetapkan Unit”:


    Sesudah menetapkan judul apakah nama perorangan, organisasi sosial, instansi pemerintah maupun swasta, maka selanjutnya dilakukan penentuan unit-unit yang paling penting. Hal ini dikenal dengan mengindeks


    Teknik Menetapkan Kode


    Teknik dalam memilih kode, kita menggunakan suatu teknik yang meliputi suatu aturan-aturan dalam mengindeks.


    Demikianlah telah dijelaskan perihal Pengertian Dokumentasi, Fungsi, Kegiatan, Manfaat & Pengkodean semoga sanggup menambah wawasan dan pengetahuan kalian. Terimakasih telah berkunjung dan jangan lupa untuk membaca artikel kami lainnya.



    Sumber http://www.seputarpengetahuan.co.id